La fin d’année nous offre donc la possibilité de revivre un confinement (joie, bonheur), et revoilà le télétravail qui agite à nouveau les esprits. Rassurons nous : les enfants ne sont pas encore de retour dans nos pattes (on verra pour la suite). Pour autant, les vieux travers du travail à distance nous guettent à nouveau.
Le chapitre 1, au printemps, nous a appris de nombreuses choses. La plus importante est que nous pouvons continuer à travailler à distance, souvent plus efficacement. Cela s’accompagne d’une organisation du travail affirmant une profonde divergence avec le travail en présentiel : mise en avant de l’autonomie, de la collaboration, de l’intelligence collective.
Reste un fait : on abandonne pas si vite l’ancien monde. Vous voyez où je veux en venir quand reviennent en vous les souvenirs d’heures perdues devant votre webcam : les réunions à distance.
Pourquoi est-ce si pénible?
C’est toujours le même rituel. D’abord ce popup qui nous sort de notre activité. Puis la connexion à la réunion, la fermeture du micro parce que sinon on ne s’entends pas, hein (??) et les longues et de plus en plus interminables minutes de passivité devant des avatars non ressemblants ou des photos de profil repiquées sur Facebook.
Les réunions en présentiel sont souvent, elles aussi, un calvaire mais elles ont certains mérites : la parole est plus facile à distribuer, tout comme il est plus aisé de s’attacher au non-verbal et aux signaux faibles exprimés. De même, la durée est généralement cadrée du fait des agendas de chacun.
Adapter ce format éprouvé et le transférer à distance s’est avéré être une erreur. Plus de non-verbal, parole monopolisée, réunions interminables, incompréhensions gênantes. Autant de tourments qui auront vite fait de vous faire détester ces moments.
Et pourtant…
Il ne faudrait pas en venir à la conclusion que les réunions n’ont pas de sens. Travailler de façon autonome est, certes, un avantage indéniable à cette posture de travail à distance mais travailler de façon autonome ne veut pas dire la jouer solo. Pour que les tâches soient correctement réalisées et harmonieusement distribuées dans une équipe, des temps de synchronisation sont indispensables.
Alors comment faire pour ne pas avoir envie de s’assommer avec une poêle lorsque l’appel de la réunion survient?
Quelques petits conseils
Ces conseils s’adressent d’une part à l’animateur, de l’autres aux participants. Il est d’ailleurs intéressant de se mettre très rapidement d’accord sur les règles à respecter pour améliorer la qualité de ces échanges.
Préparer sa réunion
Animer une réunion à distance, c’est simple. Trop simple, peut-être. Pas de salle à réserver, pas d’agendas à consulter (enfin c’est ce qu’on croit). Au final, cette simplicité nous laisse penser que l’improvisation passe crème, tout comme nous pouvions rédiger en trois secondes une dissertation pour le cours de philo au Lycée. A quoi bon préparer?
Pourtant, la distance exacerbe les aspects négatifs des réunions, et encore plus celui-ci. Une réunion mal préparée donnera l’impression de ne pas maîtriser le sujet et ne permettra pas de prendre de décision valable ni de parvenir à un consensus et dans le même temps diminuera votre crédibilité. Bref, prenez quelques minutes pour organiser le cadre de la réunion et tenez vous à ce cadre!
Favoriser l’échange
« S’il vous plait, coupez vos micros » entend-on systématiquement au début des réunions. Avez-vous déjà parlé à quelqu’un en lui interdisant de réagir? Imaginez-vous que la communication est effective dans cette configuration. Une réunion sans micro est l’équivalent d’un wébinaire : n’attendez pas de collaboration si c’est votre choix.
Alors vous allez me dire que le désordre s’installe vite lorsque les micros sont allumés. A cette affirmation je répondrai :
- le désordre sera effectivement de mise si votre réunion réunit trop de monde, mais dans ce cas, votre réunion n’en est pas une. Aucune décision ne sera prise lorsque 30 participants sont présents (même en présentiel),
- considérer que vos collaborateurs ne sont pas capables de se discipliner en coupant le micro si nécessaire et de s’écouter ou d’accepter les échanges est un aveu d’échec. Aucune décision ne sera prise lorsque ce pré-requis n’est pas rempli (même en présentiel),
- les outils utilisés pour les réunions à distance permettent d’organiser le temps de parole avec des solutions simples, type « lever la main » (ce qui est impossible en présentiel).
Se voir (un peu)
La webcam, cet ami qui nous veut du mal… Il est certainement impossible de vous conseiller d’activer la visio en permanence. Certaines études ont d’ailleurs mis en évidence la charge cognitive induite par ce schéma de réunion.
Mais ne pas se voir en permanence n’est pas une solution viable non plus. Chacun a besoin de se raccrocher au caractère vivant de ses interlocuteurs, et ceci encore plus en période de confinement.
Disons, qu’un « entre les deux » existe. Webcam allumé au départ de la réunion pour s’assurer d’un minimum de convivialité, voire en profiter pour un icebreaker si le cœur vous en dit. L’éteindre par la suite.
Rédiger un relevé de décisions ou a minima des notes
C’est un conseil déjà assez peu appliqué lors des réunions physiques mais qui s’avère encore plus critique à distance. En effet, la cinétique des échanges est bien plus élevée dans cette configuration et notre cerveau n’est pas fait pour retenir toutes ces informations (n’oublions pas que nous perdons la dimension visuelle qui est importante pour beaucoup).
Les outils de travail à distance sont conçus pour faciliter la prise de notes rapides. Ce n’est pas pour rien et il est important de se contraindre à rédiger un relevé de décisions par réunion, accessible par l’équipe.
Donner un cadre temporel (et s’y tenir)
Chacun a les souvenirs de réunions débordant allègrement de plusieurs heures pendant le premier confinement. Et oui, travailler à distance, c’est travailler facilement et, pour certains, limiter les contraintes. C’est aussi rentrer un peu dans la vie des gens.
Il est d’autant plus important de s’assurer de respecter scrupuleusement les horaires de la réunion :
- pour cadrer la prise de décision et ne pas laisser au plus disponible le dernier mot systématique
- pour respecter les engagements professionnels et personnels de chacun
- parce qu’une réunion qui excède 45 minutes, encore plus à distance, est, par nature, improductive.
Les réunions de plus de deux heures sont à proscrire ABSOLUMENT. Elles épuisent les participants et ne mènent à rien au delà de ça.
Collaborer (efficacement)
Assister à une réunion à distance, ce n’est pas comme regarder une vidéo sur YouTube. Il est important, pour l’animateur, d’animer les échanges et de faire participer tout le monde. Les participants, eux, se doivent de participer, même si leurs réponses sont brèves. Les silences sont encore plus pesants et lourds de sens à distance.
Collaborer, c’est aussi partager efficacement et harmonieusement les tâches induites par les décisions prises. Encore une fois, les outils à disposition sont nombreux et devraient être plus souvent utilisés. Il est toujours plus agréable de sortir d’une réunion avec un plan d’action et une échéance.
Petite note : il est encore plus facile de favoriser la créativité à distance. Je vous invite donc à en profiter pour amener vos équipes à ce type de collaboration (évoquée dans un précédent article sur la créativité radicale).
Être dans la réunion
Chacun d’entre nous a probablement continué à travailler ou trier ses mails pendant ce type de réunions. A mon sens, la faible efficacité d’une réunion mal organisée provoque ce type de comportement.
Il convient malgré tout de préciser l’évidence : faire autre chose en même temps a le même intérêt que de ne pas assister à la réunion : autant la refuser dans ce cas.
Et tout ira mieux
On apprend à être meilleur et la période de crise sanitaire nous y invite prodigieusement. Apprenons donc à prendre le recul nécessaire et gardons à l’esprit que l’objectif d’une réunion n’est pas de s’écouter parler mais bien de collaborer.